Digitale Buchführung mit DATEV Unternehmen online: Vom Beleg bis zum Jahresabschluss

Digitale Buchführung soll den Informationsfluss zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei vereinfachen. Belege, Kontoumsätze und Auswertungen stehen nicht mehr in voneinander getrennten Papierordnern, E-Mail-Postfächern oder lokalen Verzeichnissen, sondern werden in einem abgestimmten Prozess bearbeitet.

DATEV Unternehmen online unterstützt den digitalen Austausch von Belegen und Daten zwischen Unternehmen und Kanzlei. Die konkrete Ausgestaltung hängt jedoch von den eingesetzten Modulen, den betrieblichen Abläufen und der Aufgabenverteilung ab. Die Software allein schafft noch keinen ordnungsgemäßen Prozess. Entscheidend sind klare Zuständigkeiten, vollständige Unterlagen und nachvollziehbare Arbeitsabläufe.

1. Die Buchführung bleibt ein gemeinsamer Prozess

Nach § 238 HGB muss die Buchführung die Handelsgeschäfte und die Vermögenslage erkennen lassen. Ein sachverständiger Dritter soll sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können; Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

In der digitalen Zusammenarbeit werden die Aufgaben zwischen Unternehmen und Kanzlei abgestimmt. Typischerweise übernimmt das Unternehmen unter anderem:

• Eingang und Prüfung der Belege

• Digitalisierung oder Übernahme elektronischer Originalbelege

• Zuordnung betrieblicher Zusatzinformationen

• Freigabe von Rechnungen

• Klärung offener Sachverhalte

• rechtzeitige Bereitstellung der Unterlagen

Die Kanzlei kann darauf aufbauend beispielsweise:

• Belege und Buchungsinformationen verarbeiten

• Konten und offene Posten abstimmen

• Rückfragen bündeln

• laufende Auswertungen bereitstellen

• Umsatzsteuer-Voranmeldungen vorbereiten

• Lohn- und Gehaltsdaten verarbeiten

• den Jahresabschluss vorbereiten und erstellen

Welche Aufgabe konkret bei wem liegt, sollte zu Beginn festgelegt werden. Unklare Zuständigkeiten führen häufig dazu, dass Belege doppelt verarbeitet, Freigaben übersehen oder Rückfragen erst spät beantwortet werden.

2. Vom Belegeingang zur digitalen Ablage

Der digitale Ablauf beginnt mit dem Eingang einer Rechnung oder eines anderen Buchungsbelegs. Papierbelege können gescannt oder fotografiert werden. Elektronisch eingegangene Dokumente sollten möglichst direkt aus dem ursprünglichen Eingangskanal in den vereinbarten Prozess übernommen werden.

DATEV beschreibt den digitalen Belegaustausch als zentrales Element von Unternehmen online. Belege können hochgeladen und im DATEV-Rechenzentrum für Unternehmen und Kanzlei bereitgestellt werden. Eine automatische Belegerkennung kann relevante Informationen für den Buchungsvorschlag erfassen.

Ein sinnvoller Belegprozess beantwortet folgende Fragen:

• Über welchen Kanal gehen Rechnungen ein?

• Wer prüft sachliche und rechnerische Richtigkeit?

• Wer erteilt die Zahlungsfreigabe?

• Wann wird der Beleg bereitgestellt?

• Welche Zusatzinformationen benötigt die Kanzlei?

• Wie werden Korrekturen und Stornierungen behandelt?

• Wie werden doppelte Belege erkannt?

• Wo werden Rückfragen dokumentiert?

Eine gute Dateibenennung kann hilfreich sein, ersetzt aber nicht die strukturierte Ablage. Entscheidend ist, dass Beleg, Geschäftsvorfall, Zahlung und Buchung zuverlässig zusammengeführt werden können.

3. Bankumsätze, offene Posten und Zahlungen verbinden

Digitale Buchführung entfaltet ihren Nutzen, wenn Belege und Zahlungsverkehr nicht getrennt voneinander betrachtet werden. DATEV Unternehmen online unterstützt nach Angaben des Anbieters unter anderem den Abgleich elektronischer Kontoauszüge mit digitalisierten Rechnungsbelegen sowie das Erstellen von Zahlungsträgern aus Beleginformationen.

Dadurch kann ein durchgängiger Ablauf entstehen:

1. Rechnung geht ein.

2. Rechnung wird geprüft und digital bereitgestellt.

3. Zahlung wird vorbereitet und freigegeben.

4. Kontoumsatz wird abgerufen.

5. Zahlung und Beleg werden einander zugeordnet.

6. Buchung wird verarbeitet.

7. Offene Posten werden aktualisiert.

Die Nutzung vorausgefüllter Zahlungsträger kann die manuelle Erfassung reduzieren. Sie ersetzt jedoch nicht die betriebliche Prüfung und Freigabe. Zahlungsberechtigungen, Vier-Augen-Prinzip und Vertretungsregelungen sollten unabhängig vom technischen System klar festgelegt sein.

Eine laufend gepflegte offene-Posten-Liste erleichtert außerdem das Forderungsmanagement. Sie zeigt, welche Kundenrechnungen noch nicht ausgeglichen sind und welche Lieferantenverbindlichkeiten anstehen. Voraussetzung ist, dass Rechnungen und Zahlungen zeitnah und vollständig verarbeitet werden.

4. GoBD und Verfahrensdokumentation mitdenken

Bei der digitalen Buchführung gelten die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Aufbewahrung weiterhin. Die eingesetzte Software ist nur ein Teil des Gesamtsystems. Ebenso wichtig sind die tatsächlichen betrieblichen Abläufe.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerlich relevante Unterlagen entstehen, eingehen, geprüft, verarbeitet, gespeichert und gegebenenfalls konvertiert werden. Sie sollte den realen Prozess abbilden und bei Änderungen aktualisiert werden.

Besondere Aufmerksamkeit benötigen elektronische Originalbelege. Nach der seit dem 14. Juli 2025 anzuwendenden GoBD-Fassung müssen eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege grundsätzlich in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Teil maßgeblich. Er darf nicht durch eine Formatumwandlung verloren gehen. Enthält der menschenlesbare Teil zusätzliche steuerlich relevante Informationen, können auch diese aufzubewahren sein.

Für die Praxis bedeutet das:

• Eine PDF-Anzeige ersetzt bei einer strukturierten E-Rechnung nicht automatisch die Originaldatei.

• Das ursprüngliche Eingangsformat muss im Aufbewahrungsprozess berücksichtigt werden.

• Konvertierungen dürfen relevante Informationen nicht verändern oder entfernen.

• Zugriffsrechte und Änderungen sollten nachvollziehbar geregelt sein.

• Der Prozess muss zum tatsächlichen Arbeitsablauf passen.

Auch Papierbelege dürfen nicht allein deshalb vernichtet werden, weil eine Bilddatei vorhanden ist. Ob ersetzendes Scannen zulässig und sinnvoll ist, hängt unter anderem von der Art des Dokuments, dem dokumentierten Verfahren und weiteren rechtlichen Anforderungen ab. Originale mit besonderer Beweis- oder Rechtsfunktion sollten gesondert beurteilt werden.

5. Laufende Auswertungen für die Unternehmenssteuerung nutzen

Digitale Buchführung soll nicht nur rückwirkend dokumentieren. Werden Belege, Kontoumsätze und Rückfragen zeitnah verarbeitet, können betriebswirtschaftliche Auswertungen einen aktuelleren Überblick ermöglichen.

DATEV Unternehmen online kann nach Angaben des Anbieters Auswertungen aus Finanzbuchführung, offenen Posten, Kostenrechnung und Lohn bereitstellen. Welche Auswertungen sinnvoll sind, hängt vom Unternehmen ab.

Häufig relevant sind:

• betriebswirtschaftliche Auswertung

• Summen- und Saldenliste

• offene Kundenforderungen

• offene Lieferantenverbindlichkeiten

• Liquiditätsübersicht

• Kostenstellen- oder Kostenträgerauswertungen

• Vorjahres- und Planvergleiche

• Lohn- und Personalauswertungen

Eine Auswertung ist nur so belastbar wie die zugrunde liegenden Daten. Noch nicht gebuchte Belege, ungeklärte Kontobewegungen oder fehlende Abgrenzungen können das Bild verändern. Deshalb sollten Auswertungen nicht isoliert gelesen, sondern gemeinsam mit Buchungsstand und offenen Sachverhalten betrachtet werden.

Für regelmäßige Besprechungen bietet sich ein fester Rhythmus an. Dabei können Abweichungen, Liquiditätsentwicklung, Forderungen und anstehende Entscheidungen frühzeitig besprochen werden.

6. Den Jahresabschluss laufend vorbereiten

Nach § 242 HGB bilden Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresabschluss. Für Kapitalgesellschaften gelten ergänzende Vorgaben, unter anderem nach § 264 HGB. Ein geordneter digitaler Prozess kann die Abschlussarbeiten erleichtern, weil Unterlagen und Abstimmungen nicht erst nach Ende des Geschäftsjahrs gesammelt werden.

Während des Jahres sollten insbesondere folgende Punkte regelmäßig geklärt werden:

• ungeklärte Kontobewegungen

• fehlende oder doppelte Belege

• offene Forderungen und Verbindlichkeiten

• Anlagevermögen und Investitionen

• Darlehen und Gesellschafterkonten

• Rückstellungen und Abgrenzungssachverhalte

• private und betriebliche Vorgänge

• Verträge mit bilanzieller oder steuerlicher Bedeutung

• Inventur- und Bestandsunterlagen

Zum Jahresende kommen weitere Nachweise hinzu. Dazu können beispielsweise Inventurlisten, Kontoauszüge, Darlehensbestätigungen, Verträge und Informationen zu noch nicht abgerechneten Leistungen gehören.

Je kontinuierlicher diese Sachverhalte bearbeitet werden, desto weniger Rückfragen müssen gebündelt nach dem Stichtag geklärt werden.

7. Einführung in überschaubaren Schritten

Die Umstellung sollte nicht mit dem technischen Zugang beginnen, sondern mit einer Bestandsaufnahme der bestehenden Abläufe.

Ein praxistauglicher Einführungsplan kann so aussehen:

1. Belegarten und Eingangskanäle erfassen.

2. Aufgaben zwischen Unternehmen und Kanzlei abgrenzen.

3. Freigabe- und Zahlungsprozesse festlegen.

4. Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte bestimmen.

5. Ablage- und Aufbewahrungsprozess definieren.

6. Verfahrensdokumentation vorbereiten oder aktualisieren.

7. Einen klar abgegrenzten Pilotzeitraum festlegen.

8. Mitarbeitende einweisen.

9. Erste Buchungsperiode gemeinsam auswerten.

10. Rückfragen, Medienbrüche und Doppelarbeiten beseitigen.

Nicht jedes Unternehmen benötigt denselben Funktionsumfang. Module, Zusatzprodukte und Kosten sollten anhand des tatsächlichen Bedarfs ausgewählt werden. Ziel ist ein nachvollziehbarer Prozess, nicht eine möglichst große Zahl aktivierter Funktionen.

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Offizielle Quellen

• § 238 HGB – Buchführungspflicht

• § 242 HGB – Pflicht zur Aufstellung des Jahresabschlusses

• § 264 HGB – Jahresabschluss von Kapitalgesellschaften

• DATEV Unternehmen online – Produktinformationen

• BMF-Schreiben vom 14.07.2025 – Zweite Änderung der GoBD

Dieser Beitrag vermittelt allgemeine Informationen mit Stand 01.09.2026 und ersetzt keine steuerliche, handelsrechtliche oder organisatorische Prüfung des konkreten Einzelfalls. Der passende Funktionsumfang und die zulässige Aufbewahrung einzelner Unterlagen hängen von den betrieblichen Abläufen und den jeweiligen Dokumenten ab.