E-Rechnung 2026: Empfang, Übergangsfristen und der Weg zur Versandpflicht

Die E-Rechnung verändert mehr als das Dateiformat einer Ausgangsrechnung. Sie verbindet Rechnungsstellung, Empfang, Prüfung, Freigabe, Buchführung und Aufbewahrung über strukturierte Daten. Damit daraus ein verlässlicher Prozess entsteht, müssen Technik und Zuständigkeiten zusammenpassen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Das Jahr 2026 sollte deshalb nicht als Wartezeit verstanden werden, sondern als Zeitraum, in dem Unternehmen ihre Abläufe testen und auf die späteren Versandpflichten vorbereiten können.

1. Warum 2026 ein wichtiges Übergangsjahr ist

Die gesetzliche Grundentscheidung ist bereits getroffen: Bei bestimmten Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist die Rechnung grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen. Die Übergangsvorschrift erlaubt Rechnungsausstellern jedoch, für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin sonstige Rechnungen zu verwenden.

Papierrechnungen können während dieses allgemeinen Übergangszeitraums weiterhin ausgestellt werden. Eine sonstige elektronische Rechnung, etwa ein einfaches PDF per E-Mail, setzt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus. Diese Wahlmöglichkeit steht dem Rechnungsaussteller zu. Ein Rechnungsempfänger kann daher schon während der Übergangszeit eine strukturierte E-Rechnung erhalten.

Für Umsätze im Jahr 2027 besteht eine weitere Übergangsregelung: Hat der Rechnungsaussteller im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro, kann er unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen verwenden. Daneben besteht eine besondere Übergangsregelung für bestimmte EDI-Verfahren.

Für die Planung bedeutet das:

• Der Empfang strukturierter Rechnungen ist bereits jetzt sicherzustellen.

• Die eigene Versandfähigkeit sollte vor Ablauf der jeweils anwendbaren Übergangsfrist getestet sein.

• Die Umsatzgrenze ist auf den Rechnungsaussteller und das jeweilige Vorjahr zu beziehen.

• Empfangs- und Versandpflicht müssen getrennt geprüft werden.

• Vor dem Jahr 2027 sollte die Rechtslage erneut kontrolliert werden.

2. Was rechtlich als E-Rechnung gilt

Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Seit 2025 reicht es deshalb nicht mehr, eine Rechnung lediglich als elektronische Datei zu versenden.

Ein einfaches PDF enthält in der Regel kein strukturiertes Rechnungsformat und ist daher eine sonstige Rechnung. Das gilt auch dann, wenn es per E-Mail verschickt wird. Eine Bilddatei oder ein Scan einer Papierrechnung ist ebenfalls keine E-Rechnung im neuen Sinn.

Das strukturierte Format muss grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 und den dazugehörigen Syntaxen entsprechen. Alternativ kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger ein anderes Format vereinbart werden, wenn sich die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes oder interoperables Format extrahieren lassen.

Unabhängig vom Format müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein. Das kann durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren unterstützt werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegender Leistung schafft.

3. Empfangspflicht und Versandpflicht auseinanderhalten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums genügt für die reine Empfangsmöglichkeit technisch bereits ein E-Mail-Postfach. Daraus folgt jedoch nicht, dass mit einem Postfach bereits alle Anforderungen an Prüfung, Buchführung und Aufbewahrung erfüllt sind.

Die Pflicht zur Ausstellung betrifft grundsätzlich bestimmte Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Für einzelne Fallgruppen bestehen Ausnahmen oder besondere Vorschriften. Dazu gehören nach den BMF-Hinweisen unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag

• Fahrausweise, die als Rechnung gelten

• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden

• bestimmte Leistungen an nichtunternehmerische juristische Personen

• bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück

Kleinunternehmer sind damit zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung ist die Situation ab diesem Zeitpunkt neu zu prüfen.

Auch der Bereich öffentlicher Auftraggeber muss gesondert betrachtet werden. Für B2G-Rechnungen können neben den umsatzsteuerlichen Regelungen weitere Vorgaben und Übermittlungswege gelten. Die allgemeinen B2B-Übergangsregelungen ersetzen diese Anforderungen nicht.

4. XRechnung, ZUGFeRD und Validierung

In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, als gängige normgerechte Formate anerkannt.

Die XRechnung besteht grundsätzlich aus strukturierten XML-Daten. Für eine lesbare Darstellung wird ein Viewer benötigt. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es verbindet strukturierte XML-Daten mit einer PDF-Darstellung. Weichen bei einem hybriden Format Bildteil und strukturierter Teil voneinander ab, sind nach den BMF-Hinweisen die strukturierten Daten maßgeblich.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur prüfen, ob sich eine Datei öffnen lässt. Ein sachgerechter Prozess betrachtet mindestens:

• technisches Dateiformat und Version

• Absender und Bezug zur tatsächlichen Leistung

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

• Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt

• Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag

• Empfänger- und Lieferantendaten

• Bestell-, Vertrags- oder Freigabebezug

• mögliche Dubletten und bereits erfolgte Zahlungen

Eine technische Validierung ist nach den BMF-Hinweisen keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung. Sie ist dennoch sinnvoll, weil sie auf fehlende oder logisch auffällige Angaben hinweisen kann. Die inhaltliche und betriebliche Prüfung ersetzt sie nicht.

5. Einen durchgängigen Eingangsprozess einrichten

Ein zentrales Postfach ist ein möglicher Eingangskanal, aber noch kein vollständiger Rechnungsprozess. Zuständigkeiten sollten so geregelt sein, dass eingehende E-Rechnungen nicht zwischen persönlichen Postfächern, Download-Portalen und lokalen Ordnern verloren gehen.

Ein möglicher Ablauf sieht so aus:

1. Die Rechnung geht über einen festgelegten Kanal ein.

2. Die Datei wird im ursprünglichen Format übernommen.

3. Ein technischer Check prüft Format und Lesbarkeit.

4. Die Rechnung wird sachlich und rechnerisch geprüft.

5. Zuständige Personen erteilen die Freigabe.

6. Beleg, Buchung und Zahlung werden miteinander verknüpft.

7. Rückfragen, Korrekturen und Stornierungen werden dokumentiert.

8. Der strukturierte Originalteil wird ordnungsgemäß aufbewahrt.

Für Vertretungsfälle und Urlaubszeiten sollte feststehen, wer das Eingangspostfach überwacht. Auch Berechtigungen für Freigabe und Zahlung müssen getrennt und nachvollziehbar vergeben werden. Ein Vier-Augen-Prinzip kann besonders bei geänderten Bankverbindungen oder ungewöhnlichen Rechnungsbeträgen sinnvoll sein.

6. Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit sichern

Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Eine bloße PDF-Visualisierung genügt daher nicht, wenn die maßgeblichen Rechnungsdaten in einer XML-Datei enthalten sind.

Für die praktische Organisation sollten Unternehmen insbesondere festlegen:

• wo das empfangene Original gespeichert wird

• wie Änderungen und Konvertierungen vermieden oder dokumentiert werden

• wer auf Rechnungen zugreifen darf

• wie Beleg, Freigabe, Buchung und Zahlung auffindbar verbunden sind

• wie Daten gesichert und während der Aufbewahrungsfrist verfügbar gehalten werden

• wie der Prozess in der Verfahrensdokumentation beschrieben wird

Die Aussage, ein System sei automatisch „revisionssicher“, greift zu kurz. Ordnungsmäßigkeit hängt auch von Konfiguration, Berechtigungen und dem tatsächlich gelebten Ablauf ab. Eine korrekte Softwareeinrichtung kann einen unklaren oder nicht befolgten Prozess nicht vollständig ausgleichen.

7. Umsetzung mit DATEV Unternehmen online vorbereiten

DATEV Unternehmen online unterstützt nach Angaben des Anbieters den digitalen Austausch von Belegen und Daten zwischen Unternehmen und Kanzlei. Normgerechte E-Rechnungen können empfangen, weiterverarbeitet und archiviert werden. Darüber hinaus können je nach eingesetzten Bausteinen unter anderem Zahlungsprozesse, Belegerkennung und die Bereitstellung von Auswertungen unterstützt werden.

Der konkrete Funktionsumfang hängt von den eingerichteten Modulen, Rollen und Zugriffsrechten ab. Vor der Einführung sollte deshalb nicht nur ein Zugang angelegt, sondern der vollständige Arbeitsablauf abgestimmt werden.

Ein praxistauglicher Fahrplan kann folgende Schritte enthalten:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen nach Art und Volumen erfassen

• betroffene Kunden, Lieferanten und Sonderfälle bestimmen

• Empfangsadressen und Übermittlungswege festlegen

• geeignete Formate für die Ausgangsrechnung testen

• Zuständigkeiten für Prüfung, Freigabe und Zahlung dokumentieren

• Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation abstimmen

• Testrechnungen mit wichtigen Geschäftspartnern austauschen

• Mitarbeitende für XML, Viewer und Fehlerfälle schulen

• den Prozess nach der ersten vollständigen Buchungsperiode auswerten

Eine frühe Pilotphase hilft, Medienbrüche und unklare Rollen zu erkennen, bevor der Versand strukturierter Rechnungen verpflichtend wird. Da sich gesetzliche und technische Vorgaben weiterentwickeln können, sollte die Umsetzung vor dem Jahreswechsel 2026/2027 erneut überprüft werden.

E-Rechnungen in die laufende Buchführung integrieren

Wir unterstützen Sie dabei, digitale Belegprozesse mit der laufenden Buchführung und der Zusammenarbeit über DATEV Unternehmen online abzustimmen.

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Offizielle Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen

• § 27 UStG – Übergangsvorschriften

• Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur E-Rechnung

• DATEV Unternehmen online – Produktinformationen

• BMF-Schreiben vom 14.07.2025 – Zweite Änderung der GoBD

Dieser Beitrag vermittelt allgemeine Informationen mit Stand 01.09.2026. Er ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder organisatorische Prüfung des Einzelfalls. Ob und ab wann eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, hängt vom konkreten Umsatz und den jeweils geltenden gesetzlichen Voraussetzungen ab.